1. Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus
Toholammin kunta on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 906/2019 (tiedonhallintalaki) tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti Toholammin kunnan on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan missä laajuudessa asioiden käsittelyssä ja kunnan palveluja käytettäessä kerätään tietoja kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja henkilöstöstä.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on helpottaa asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä Toholammin kunnalle. Kuvauksen avulla kuntalaiset, kunnan asiakkaat ja muut asianosaiset voivat yksilöidä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.
Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti.
2. Toholammin kunnan asiarekisteri ja tiedonhallinta
Toholammin kunnassa asiakirjarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmään, mutta myös eri operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.
Toholammin kunta ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Tietoa asiakirjarekisteristä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, hankkeen tai työryhmän nimellä, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireilletulo- tai asiakirjan laatimispäivällä.
Pääasiallisena asiarekisterinä toimii Dynasty-asianhallintajärjestelmä.
3. Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Pääosin Toholammin kunnan asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Henkilötietojen käsittely on rajoitettua ja se tulee huomioida myös tietopyynnöissä. Erityisten henkilötietoryhmien käsittely on lähtökohtaisesti kielletty. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea
Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa.
3.1 Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, että asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä pyynnön esittäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää suullisesti puhelimessa.
3.2 Salassa tai osittain salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.
Asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä, kun tietoa pyydetään salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Kunta voi pyytää myös muita tarkentavia ja lisätietoja asiakirjapyynnön esittäjältä, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti Toholammin kunnan tietopyyntölomakkeella, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus. Tietopyyntö sitoo tietopyynnön hakijaa.
Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on julkisuuslain 11 §:n mukaan oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
3.3 Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön esittämisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.
3.4 Tietojen maksullisuus
Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.
Toholammin kunnan asiakirjoja koskeva lunastus- ja lähetysmaksutaksa ja valokopiohinnsto kunnan verkkosivulla.
Asiakirjoista perittavat lunastukset ja lahetysmaksut
3.5 Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi
Toholammin kunnalle osoitetut tietopyynnöt voi toimittaa kunnan kirjaamoon joko sähköpostitse tai kirjeitse. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä vastaavalle viranhaltijalle tai osastolle. Jos Toholammin kunta vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.
Kirjaamon yhteystiedot:
Sähköposti: toholammin.kunta(at)toholampi.fi
Puhelin: 040 150 5200
Postiosoite: Toholammin kunta, Kirjaamo, Lampintie 5, 69300 Toholampi
4. Toholammin kunnan tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien (tiedonhallintalaissa tarkoitetaan sovelluksia) avulla tai manuaalisesti. Tietovarannot voidaan luokitella fyysisiin ja loogisiin tietovarantoihin.
4.1 Fyysiset tietovarannot (arkistot)
Fyysinen tietovaranto eli arkisto tarkoittaa järjestelmää, jonka kohteena ovat asiakirjaryhmät ja niiden tallennus. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytystä, kuljetusta että yleistä hallinnointia, sekä asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai rakennusta. Toholammin kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperisessa) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa.
Toholammin kunnalla on päätearkisto, jossa säilytetään pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, ja lisäksi hallinnon ja taloustoimiston lähiarkistot.
4.2 Loogiset tietovarannot
Looginen tietovaranto tarkoittaa erilaisista tiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Rekisteri voi koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä.
Toholammin kunnan tietovarantoihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja. Tallennettuja tietoja tietovarannoista ja rekistereistä haetaan esim. henkilön nimellä, henkilötunnuksella, kiinteistötunnuksella tai asianumerolla (diaarinumerolla) tai hakusanalla.
Toholammin kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä viranhaltija
Asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee toimialajohtaja.
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen tai viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.